Vad som måste stå på en faktura

Det här ska stå på en fullständig faktura

17 kap. 24 § mervärdesskattelagen räknar upp uppgifterna. De som gäller nästan varje faktura är:

1. Datum då fakturan utfärdas.
2. Ett löpnummer i en eller flera serier som identifierar fakturan unikt.
3. Säljarens momsregistreringsnummer.
4. Köparens momsregistreringsnummer, när köparen är betalningsskyldig för momsen eller försäljningen är en unionsintern varuförsäljning.
5. Säljarens fullständiga namn och adress.
6. Köparens fullständiga namn och adress.
7. Mängd och art på varorna, eller omfattning och art på tjänsterna.
8. Leveransdatum eller datum för förskottsbetalning, om det skiljer sig från fakturadatum.
9. Beskattningsunderlaget per skattesats eller undantag, enhetspris utan moms och eventuell rabatt som inte redan ligger i enhetspriset.
10. Skattesatsen.
11. Momsbeloppet.

Därtill kommer uppgifter för särskilda fall: hänvisning till rätt bestämmelse vid momsfri försäljning, texten "omvänd betalningsskyldighet" när köparen ska betala momsen, "självfakturering" när köparen utfärdar fakturan, och de särskilda texterna för vinstmarginalbeskattning.

Omvänd betalningsskyldighet

När köparen ska betala momsen får skattesats och momsbelopp utelämnas. Fakturan ska då i stället visa beskattningsunderlaget med hänvisning till vad som sålts, texten "omvänd betalningsskyldighet" och köparens momsregistreringsnummer. Det gäller till exempel tjänster till företag i andra EU-länder och byggtjänster inom landet.

Förenklad faktura

En förenklad faktura med färre uppgifter får användas i vissa fall, bland annat för fakturor med lågt totalbelopp och för handlingar som ändrar en tidigare faktura. Villkoren står i 17 kap. 26 § mervärdesskattelagen och i Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2024:16. Enligt 27 § får förenklad faktura inte användas för unionsintern varuförsäljning, och inte heller för vissa andra gränsöverskridande försäljningar, till exempel när köparen ska betala momsen och säljaren inte är etablerad i Sverige.

Momsen ska alltid anges i kronor

Fakturan får ställas ut i vilken valuta som helst, men momsbeloppet ska även anges i svenska kronor när momsen ska betalas till svenska staten. Det följer av 17 kap. 29 §. Ett företag som har sin redovisning i euro anger i stället momsen även i euro.

Det som inte är lagkrav men behövs i praktiken

Mervärdesskattelagen säger ingenting om betalningsuppgifter. En faktura utan bankgiro, plusgiro eller IBAN och BIC blir ändå svår att betala, och en faktura utan förfallodag gör det otydligt när dröjsmålsränta börjar löpa. Kontaktuppgifter gör att kunden kan höra av sig om något är fel innan fakturan förfaller.

Så rättar du

En faktura som saknar en obligatorisk uppgift skrivs inte om i efterhand. Rätta den med en ny handling som ändrar den ursprungliga och hänvisar särskilt och otvetydigt till den, enligt 17 kap. 22 §. Vanligast är en kreditfaktura för hela beloppet och en ny korrekt faktura. Gäller felet bara en uppgift, till exempel ett saknat momsregistreringsnummer, räcker ett ändringsdokument som anger den rätta uppgiften och vilken faktura det gäller.