Bokföra vidarefakturering av kostnad och utlägg
Vid vidarefakturering bokförs kostnaden som vanligt med ingående moms på 2641 i ruta 48, och vidarefaktureringen blir en intäkt på 3990 med utgående moms på 2611 i ruta 10. Ett äkta utlägg i kundens namn går i stället över 1681 helt utan moms.
- Avdragsgill kostnad
- Ja, vid vidarefakturering. Ett äkta utlägg är ingen kostnad
- Avdragsgill moms
- Ja, 25 % vid vidarefakturering. Ingen moms på äkta utlägg
Konteringsexempel 1 Faktureringsmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6590 | Övriga externa tjänster | 4 800,00 | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 1 200,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 6 000,00 | |
| Summa | 6 000,00 | 6 000,00 | |
Momsdeklaration: ruta 48 (ingående moms att dra av)
Konteringsexempel 2 Faktureringsmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 6 000,00 | |
| 3990 | Övriga ersättningar, bidrag och intäkter | 4 800,00 | |
| 2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 1 200,00 | |
| Summa | 6 000,00 | 6 000,00 | |
Momsdeklaration: ruta 05 (momspliktig försäljning som inte ingår i någon annan ruta nedan), ruta 10 (utgående moms 25 %)
Konteringsexempel 3 Faktureringsmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1681 | Utlägg för kunder | 3 000,00 | |
| 1930 | Företagskonto | 3 000,00 | |
| Summa | 3 000,00 | 3 000,00 | |
Utlägg eller vidarefakturering avgörs av fakturan
Frågan är enkel att ställa och lätt att svara fel på: vem står som köpare på den ursprungliga fakturan?
- Kunden står som köpare. Företaget lägger bara ut pengarna. Beloppet är en
fordran på kunden och bokförs på
1681. Ingen kostnad, ingen intäkt, ingen moms åt något håll. - Företaget står som köpare. Kostnaden är företagets och bokförs med avdragsgill ingående moms. Vidarefaktureringen är en egen försäljning med utgående moms.
Ett äkta utlägg kräver att företaget agerar för kundens räkning och att beloppet kan styrkas med en handling ställd till kunden. Saknas det är det ingen utlägg utan en vidarefakturering, oavsett vad raden på kundfakturan kallas.
Bruttoredovisning, inte nettoredovisning
Vidarefaktureringen bokförs som intäkt, inte som en minskning av kostnaden. Nettoredovisning gör omsättningen för låg och döljer volymen i vidarefakturerade poster, vilket bland annat påverkar bedömningen av vilka gränsvärden företaget ligger under.
Påslag ändrar ingenting i tekniken. Ett påslag ökar bara intäktsraden medan kostnaden ligger kvar oförändrad, och skillnaden blir marginal.
Momsen på vidarefaktureringen följer det egna tillhandahållandet
Det som vidarefaktureras är företagets eget tillhandahållande till kunden. Momssatsen bestäms därför av vad företaget säljer, inte av vad leverantören en gång fakturerade. Det leder till det som ofta förvånar: en kostnad utan moms kan behöva vidarefaktureras med moms när den ingår som en del i ett momspliktigt uppdrag.
Så rättar du
Har en vidarefakturering nettoredovisats mot kostnadskontot bokas den om till en
intäkt med utgående moms, och momsdeklarationen för perioden behöver göras om
eftersom både ruta 05 och ruta 10 var för låga. Har ett äkta utlägg bokförts som
kostnad med momsavdrag backas avdraget och beloppet flyttas till 1681, och även
då behöver deklarationen göras om. Ligger det gamla saldon kvar på 1681 betyder
det att utläggen aldrig fakturerats vidare, och då är det fakturering som saknas,
inte bokföring.
Vanliga följdfrågor om vidarefakturering av kostnad och utlägg
Vad skiljer ett utlägg från en vidarefakturering?
Vem som är motpart i den ursprungliga affären. Är fakturan ställd till kunden och företaget bara betalar den är det ett utlägg, som varken är kostnad eller intäkt. Är fakturan ställd till företaget är kostnaden företagets, och en vidarefakturering blir då en egen försäljning med moms.
Vilken momssats gäller på vidarefaktureringen?
Den som gäller för det företaget själv säljer, inte nödvändigtvis den som stod på den ursprungliga fakturan. Vidarefaktureras en momsfri tjänst som en del av ett momspliktigt uppdrag följer den normalt uppdragets sats. Det är därför en vidarefakturerad kostnad kan bära moms trots att inköpet inte gjorde det.
Ska intäkten bokföras på 3990 eller på ett försäljningskonto?
Avser kostnaden något som ingår i det företaget säljer hör den till den ordinarie omsättningen på ett konto i 30-serien. Är den en sidokostnad utan koppling till huvudverksamheten passar 3990 bättre. Att nettoredovisa mot kostnadskontot är däremot inte rätt, eftersom omsättningen då blir för låg.
Varför får momsen inte dras av på ett äkta utlägg?
Därför att inköpet inte är företagets. Fakturan är ställd till kunden, och avdragsrätten följer med den. Dras momsen av ändå är avdraget felaktigt även om beloppet i slutänden vidarefaktureras, och momsdeklarationen behöver då göras om.
Källor
- Mervärdesskattelagen (2023:200), beskattningsunderlag och utläggML
- Bokföringslagen (1999:1078), verifikationerBFL 5 kap. 6-10 §§
- BAS-kontoplanen 2026, konto 1681, 3990 och 6590BAS 2026 v1.1