Bokföra leverantörsfaktura utan inköpsorder
En faktura utan order kostnadsförs direkt på det konto som motsvarar vad den avser, exempelvis 6110 eller 5460, mot leverantörsskulden 2440. Ingående moms 25 % bokförs på 2641 och redovisas i ruta 48.
- Avdragsgill kostnad
- Ja, om utgiften avser verksamheten
- Avdragsgill moms
- Ja, 25 % vid momspliktig verksamhet
Konteringsexempel 1 Faktureringsmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmateriel | 4 800,00 | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 1 200,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 6 000,00 | |
| Summa | 6 000,00 | 6 000,00 | |
Momsdeklaration: ruta 48 (ingående moms att dra av)
Konteringsexempel 2 Kontantmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmateriel | 4 800,00 | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 1 200,00 | |
| 1930 | Företagskonto | 6 000,00 | |
| Summa | 6 000,00 | 6 000,00 | |
Momsdeklaration: ruta 48 (ingående moms att dra av)
Konteringsexempel 3 Faktureringsmetoden, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5460 | Förbrukningsmaterial | 8 000,00 | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 2 000,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 10 000,00 | |
| Summa | 10 000,00 | 10 000,00 | |
Momsdeklaration: ruta 48 (ingående moms att dra av)
Utan order finns ingen matchning att luta sig mot
En faktura mot inköpsorder kontrolleras genom att pris och antal stäms av mot ordern och inleveransen. Saknas order faller den kontrollen bort, och kvar finns bara fakturan själv. Två saker behöver då fastställas manuellt: att företaget verkligen har fått det som faktureras, och vilket konto utgiften hör till.
Kostnad, lager eller tillgång
Klassificeringen följer utgiftens natur:
- Kostnad i kontoklass 5 eller 6 när utgiften förbrukas i verksamheten,
exempelvis kontorsmateriel på
6110eller förbrukningsmaterial på5460. - Lager i kontoklass 4 och på
1460när varan ska säljas vidare. - Tillgång när utgiften avser något som ska användas under flera år och beloppet överstiger gränsen för förbrukningsinventarier.
Att en order saknas påverkar ingen av dessa bedömningar. Det är därför ovanan att lägga alla orderlösa fakturor på ett uppsamlingskonto ställer till det: kostnaden hamnar rätt i resultatet totalt sett, men fel överallt annars.
Momsen och verifikationen
Ingående moms bokförs på 2641 och redovisas i ruta 48. Fakturan är
verifikationen, och den ska visa säljare, köpare, vad som levererats, belopp och
moms. En orderlös faktura får inte lägre krav på underlaget än en annan, snarare
högre, eftersom det inte finns någon order som styrker att köpet är beställt.
Så rättar du
Har fakturan bokförts på fel kostnadskonto flyttas beloppet med en rättelseverifikation som hänvisar till den ursprungliga verifikationen. Är det i stället momsen som är fel, exempelvis avdragen moms på en faktura som saknar uppgifterna som krävs, behöver avdraget backas och momsdeklarationen för perioden göras om. Visar det sig att fakturan avser varor som gått in i lagret flyttas beloppet till kontoklass 4 och lagervärdet räknas om.
Vanliga följdfrågor om leverantörsfaktura utan inköpsorder
Hur väljs rätt kostnadskonto?
Utgå från vad fakturan avser, inte från vem som skickat den. Samma leverantör kan leverera både förbrukningsmaterial och en tjänst, och de hör till olika konton. Sitter valet fast är kontogruppens rubrik i BAS bättre vägledning än ett uppsamlingskonto, som gör kostnaderna oanvändbara för uppföljning.
Ska en faktura utan order alltid kostnadsföras direkt?
Nej. Avser den varor som går in i lagret hör den till inköpskontot i kontoklass 4 och lagervärdet, oavsett om det finns en order. Avser den en tillgång med längre livslängd kan den behöva aktiveras i stället för att kostnadsföras. Ordern styr flödet, inte klassificeringen.
Vad krävs för att momsen ska få dras av?
Det krävs en faktura som uppfyller kraven på fakturans innehåll och att inköpet avser den momspliktiga verksamheten. Ett kvitto utan säljarens uppgifter, eller en faktura ställd till en privatperson, ger inte avdragsrätt hur tydlig kostnaden än är.
Hur attesteras en faktura som ingen har beställt?
Genom att någon med ansvar för utgiften intygar att den är riktig, med underlag som visar vad som levererats. Just fakturor utan order är den kanal där bluffakturor kommer in, eftersom det inte finns någon order att matcha mot. En ordinarie attestordning gäller därför särskilt här.
Källor
- Bokföringslagen (1999:1078), verifikationerBFL 5 kap. 6-10 §§
- Mervärdesskattelagen (2023:200), avdrag för ingående skattML
- BAS-kontoplanen 2026, kontoklass 5 och 6BAS 2026 v1.1