Bokföra milersättning och traktamente
Skattefri milersättning för resa med egen bil i tjänsten bokförs på 7331 och skattefritt traktamente på 7321. Beloppen är skattefria upp till Skatteverkets schabloner; överskjutande del är lön på 7322 med avgifter och skatteavdrag. Ingen moms.
- Avdragsgill kostnad
- Ja
- Avdragsgill moms
- Nej, ersättningen innehåller ingen moms
Konteringsexempel 1 Skattefri milersättning, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7331 | Skattefria bilersättningar | 6 000,00 | |
| 1930 | Företagskonto | 6 000,00 | |
| Summa | 6 000,00 | 6 000,00 | |
Konteringsexempel 2 Skattefritt traktamente vid tjänsteresa i Sverige, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7321 | Skattefria traktamenten, Sverige | 2 000,00 | |
| 1930 | Företagskonto | 2 000,00 | |
| Summa | 2 000,00 | 2 000,00 | |
Konteringsexempel 3 Ersättning över schablonen, AB
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7322 | Skattepliktiga traktamenten, Sverige | 1 000,00 | |
| 7511 | Arbetsgivaravgifter för löner och ersättningar | 320,00 | |
| 2710 | Personalskatt | 320,00 | |
| 2731 | Avräkning lagstadgade sociala avgifter | 320,00 | |
| 1930 | Företagskonto | 680,00 | |
| Summa | 1 320,00 | 1 320,00 | |
Ersättning är inte lön, men gränsen är beloppet
Milersättning och traktamente är kostnadsersättningar. Så länge de håller sig inom Skatteverkets schabloner är de skattefria för mottagaren och avdragsgilla för företaget, utan arbetsgivaravgifter. Kontona speglar det:
7331Skattefria bilersättningar - resa med egen bil i tjänsten7321Skattefria traktamenten, Sverige,7323för utlandet7322Skattepliktiga traktamenten, Sverige - allt över schablonen
Betalas mer än schablonen är hela den överskjutande delen lön. Den ska då bära arbetsgivaravgifter och skatteavdrag, och rapporteras i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Traktamentet förutsätter en tjänsteresa med övernattning
Kraven är tre: resan ska gå utanför den vanliga verksamhetsorten, den ska innebära övernattning, och den ska vara i tjänsten. Uppfylls inte alla tre är hela traktamentet skattepliktigt. En dagsresa utan övernattning ger inget skattefritt traktamente, hur lång den än är.
Fri kost under resan reducerar det skattefria traktamentet, eftersom den ökade levnadskostnaden då inte uppstått. Ingår frukost i hotellpriset gäller det även den.
Så rättar du
Har skattefri ersättning betalats utan underlag är den skattepliktig. Rätta genom
att flytta beloppet till 7322, bokföra arbetsgivaravgifter och skatteavdrag, och
rätta arbetsgivardeklarationen för den månad utbetalningen gjordes.
Har ersättningen bokförts på ett resekonto i 58-serien blandas den med företagets egna resekostnader, och de skattefria ersättningarna går inte längre att stämma av mot arbetsgivardeklarationerna. Flytta dem till 73-serien.
Vanliga följdfrågor om milersättning och traktamente
Vilka schablonbelopp gäller?
Schablonerna för milersättning och traktamente fastställs årligen och skiljer sig mellan egen bil och förmånsbil, och mellan inrikes och utrikes resa. Hämta aktuella belopp från Skatteverket inför varje år. Ett belopp som återanvänds från förra året blir förr eller senare fel.
Vad krävs för att ersättningen ska vara skattefri?
En körjournal eller reseräkning som visar datum, resmål, syfte och antal kilometer eller antal dagar med övernattning. Underlaget är en förutsättning, inte en formalitet: utan det är ersättningen skattepliktig i sin helhet.
Ska skattefri ersättning rapporteras i arbetsgivardeklarationen?
Ja, den ska markeras i arbetsgivardeklarationen på individnivå även när den är skattefri, men utan att räknas in i underlaget för skatt och avgifter. Den skattepliktiga delen rapporteras som vanlig kontant ersättning.
Gäller samma milersättning för förmånsbil?
Nej. Kör den anställde tjänstemil med en förmånsbil är den skattefria ersättningen lägre, och den skiljer sig dessutom beroende på om bilen drivs med el eller annat drivmedel. Ersättning för egen bil får aldrig användas för en förmånsbil.
Källor
- Inkomstskattelagen (1999:1229), ökade levnadskostnader vid tjänsteresaIL 12 kap. 6-17 §§
- Inkomstskattelagen (1999:1229), resor med egen bil i tjänstenIL 12 kap. 5 §
- Skatteförfarandelagen (2011:1244), arbetsgivardeklaration på individnivåSFL 26 kap.