E-postinkorgen och delade brevlådor

Inkorgen samlar inkommande e-post och dokument (t.ex. leverantörsfakturor som PDF) på ett ställe, och låter dig gå direkt från ett mail till rätt åtgärd i Asstio — utan att behöva ladda ner och ladda upp filer för hand.

Så gör du

1. Gå till Inkorg i huvudmenyn.
2. Filtrera på "Att hantera", "Hanterade", "Arkiverade" eller "Alla" för att se olika delar av flödet.
3. Klicka på ett meddelande för att öppna det och se innehåll och eventuella bilagor.
4. Använd knapparna för att styra vad som ska hända: t.ex. "Skapa kostnadsfaktura" eller "Skapa Orderfaktura" om bilagan är en leverantörsfaktura, "Koppla till order" om den hör ihop med en befintlig order, eller "Arkivera" om inget ska göras.
5. Vid "Skapa kostnadsfaktura"/"Skapa Orderfaktura" tolkas PDF:en automatiskt och ett fakturautkast skapas — det kan ta upp till en minut, och du skickas vidare till fakturan när den är klar.
6. Du kan även ladda upp ett dokument direkt i inkorgen med knappen "Ladda upp", t.ex. ett kvitto du fått i pappersform och skannat.

Delade brevlådor (t.ex. info@ eller ekonomi@)

Under Inställningar → Delade brevlådor kan en administratör lägga till en gemensam brevlåda (t.ex. "info" eller "ekonomi") och lägga till medlemmar som ska se den delade postens innehåll i Asstio, med knappen "Lägg till medlem". Alla medlemmar i en delad brevlåda ser samma inkorg.

Ett mail verkar vara en dubblett

Om samma faktura eller dokument redan finns inläst varnar Asstio med "Möjlig dubblett" innan åtgärden utförs. Välj "Avbryt" om du är osäker och vill kontrollera det befintliga dokumentet först, eller "Fortsätt ändå" om det verkligen är en ny, separat handling.

Jag hittar inte ordern jag vill koppla mailet till

Använd sökfältet i kopplingsdialogen (sök på ordernummer eller kundnamn). Om ingen träff visas kan ordern vara i fel status eller tillhöra en annan instans än den du är inloggad i — se artikeln om att logga in och byta instans.